Behandling av personuppgifter hos Samordningsförbundet Södertälje

Samordningsförbundet i Södertälje värnar om din personliga
integritet. Här beskriver vi hur vi behandlar personuppgifter, varför vi gör
det och vilka rättigheter du har.

Personuppgifter är all information som direkt eller indirekt
kan kopplas till en levande person. Det kan till exempel vara namn,
personnummer, kontaktuppgifter, fotografier, ljudupptagningar eller uppgifter
som du lämnar i kontakt med oss.

Personuppgiftsansvarig

Samordningsförbundet i Södertälje är personuppgiftsansvarig
för den behandling av personuppgifter som sker inom vår verksamhet.

Det innebär att vi ansvarar för att dina personuppgifter
behandlas på ett lagligt, korrekt och säkert sätt.

När behandlar vi personuppgifter?

I de flesta fall behandlar vi personuppgifter som du själv
valt att dela med oss. I vissa fall kan vi inhämta personuppgifter från annat
håll än direkt från dig, till exempel från den organisation eller det företag
som du representerar om organisationen ska ingå eller har ingått ett avtal med
oss, om du sitter i styrelse, beredningsgrupp, är medlemsrepresentant för
huvudmännen eller är revisor åt Samordningsförbundet i Södertälje. Vissa
uppgifter rörande din användning av vår hemsida inhämtas också automatiskt.

Vi kan behandla personuppgifter när du till exempel:

·        kontaktar oss via e-post, telefon eller formulär

·        anmäler dig till ett möte, utbildning eller
evenemang samt nyhetsutskick

·        samarbetar med oss inom ramen för vår verksamhet

·      besöker vår webbplats och LinkedIn-sida

·     förekommer i dokumentation kopplad till vår
verksamhet

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vilka uppgifter vi behandlar beror på varför vi har kontakt
med dig. Det kan till exempel vara:

·        namn

·        kontaktuppgifter, till exempel telefonnummer och
e-postadress

·        arbetsplats eller organisation

·        uppgifter som du själv lämnar till oss

·        uppgifter som behövs för administration,
uppföljning eller dokumentation

·        teknisk information vid besök på webbplatsen,
till exempel IP-adress

Vi behandlar inte fler personuppgifter än vad som behövs för
ändamålet.

Varför behandlar vi personuppgifter?

Uppgifterna används för särskilda uttryckligt angivna och
berättigade ändamål. Det betyder att uppgifter som samlas in för ett visst
redovisat syfte inte får användas för helt andra syften.

Vi samlar in personuppgifter för att kunna sprida
information och kommunikation om förbundet, arrangemang och verksamheter vi
finansierar, för uppföljning, tjänstetillsättningar, löne- och
arvodeshantering, uppgifter till skattemyndigheter och Försäkringskassan, annan
personaladministration och ekonomihantering.

Vi säljer eller delar inte dina personuppgifter till eller
med tredje part, såvida inte sådan delning eller överföring framgår av
integritetspolicyn.

Vi behandlar personuppgifter för att kunna:

·        bedriva och utveckla vår verksamhet

·        administrera kontakter, möten, utbildningar och
aktiviteter

·        följa upp och utvärdera insatser och projekt

·        hantera inkommande frågor och meddelanden

·        uppfylla rättsliga skyldigheter, till exempel
arkivering

·        informera om vår verksamhet

·        säkerställa en fungerande och säker webbplats

Rättslig grund för behandlingen

Vi behandlar personuppgifter bara när det finns en rättslig
grund enligt dataskyddsförordningen.

De rättsliga grunder som kan vara aktuella är framför allt:

·        Allmänt intresse – när behandlingen behövs för
att vi ska kunna utföra vårt uppdrag.

·        Rättslig förpliktelse – när vi måste behandla
uppgifter enligt lag, till exempel arkivlagstiftning.

·        Avtal – när behandlingen behövs för att fullgöra
ett avtal.

·        Samtycke – när du själv frivilligt godkänner en
viss behandling.

Om behandlingen grundar sig på samtycke har du rätt att när
som helst ta tillbaka ditt samtycke.

Hur länge sparar vi personuppgifter?

Vi sparar personuppgifter så länge de behövs för det ändamål
de samlades in för.

Vissa uppgifter kan behöva sparas längre enligt lag, till
exempel enligt regler om allmänna handlingar och arkivering.

När uppgifterna inte längre behövs ska de raderas, gallras
eller anonymiseras enligt gällande regler och dokumenthanteringsplan.

Vem kan ta del av personuppgifterna?

Endast personer som behöver uppgifterna för sitt arbete får
ta del av dem.

Personuppgifter kan i vissa fall delas med:

·        medlemsorganisationer och samverkansparter, när
det behövs för verksamheten

·        leverantörer som behandlar personuppgifter för
vår räkning

·        myndigheter, om vi är skyldiga att lämna ut
uppgifterna enligt lag

När en leverantör behandlar personuppgifter för vår räkning
ska det finnas ett personuppgiftsbiträdesavtal.

Överföring till länder utanför EU/EES

Vi strävar efter att behandla personuppgifter inom EU/EES.

Om personuppgifter skulle överföras till ett land utanför
EU/EES säkerställer vi att det finns lagligt stöd och lämpliga skyddsåtgärder
enligt dataskyddsförordningen.

Dina rättigheter

Du har flera rättigheter enligt dataskyddsförordningen. Du
har rätt att:

·        få information om hur dina personuppgifter
behandlas

·        begära ett registerutdrag

·        begära rättelse av felaktiga uppgifter

·        begära radering i vissa fall

·        begära begränsning av behandlingen

·        invända mot viss behandling

·        få ut och flytta uppgifter i vissa fall, så
kallad dataportabilitet

·        lämna klagomål till
Integritetsskyddsmyndigheten, IMY

Alla rättigheter gäller inte i alla situationer. Det beror
bland annat på vilken rättslig grund behandlingen stödjer sig på och om
uppgifterna behöver sparas enligt lag.

Om du vill använda dina rättigheter

Om du vill använda någon av dina rättigheter kan du kontakta
dataskyddsombudet. Kontaktuppgifter finns längre ner på sidan

Vi kan behöva kontrollera din identitet innan vi lämnar ut
uppgifter eller vidtar en åtgärd.

Klagomål till IMY

Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter på ett
felaktigt sätt har du rätt att lämna klagomål till
Integritetsskyddsmyndigheten, IMY.

Mer information finns på IMY:s webbplats: www.imy.se

Kontakt

Har du frågor om hur vi behandlar personuppgifter kan du
kontakta Samordningsförbundet i Södertälje.

Samordningsförbundet i Södertälje
E-post: micaela.magnusson@sfris.se
eller info@sfris.se
Telefon: 070-363 85 30
Postadress: Köpmangatan 3, 151 71 Södertälje

Dataskyddsombud

Samordningsförbundets dataskyddsombud övervakar att vi
följer dataskyddsförordningen och annan dataskyddslagstiftning.

Du kan kontakta dataskyddsombudet om du har frågor om hur
dina personuppgifter behandlas eller om du vill ha stöd i frågor som rör dina
rättigheter.

Dataskyddsombud
E-post: pernilla.boberg.frank@gagnef.se